Enklare att använda per-capsulam möten för beslut
När ett styrelsebeslut ska fattas snabbt ligger det nära till hands att hålla mötet per capsulam. Det innebär att mötet i själva verket inte hålls på vanligt sätt, utan att man genom telefonsamtal eller mejl kommer överens om ett beslut och sedan skickar ut det för signatur. Namnet “per capsulam” betyder “genom en kapsel” och kommer från tiden då kurirpost levererades i särskilda kapslar.
Eftersom det inte är ett regelrätt möte som kallats gäller speciella regler. Den viktigaste är att alla berörda styrelseledamöter måste skriva under. Tidigare hade Bolagsverket en olycklig tolkning av lagen som gjorde att det svårt att använda per capsulam-möten. Man tolkade det nämligen så att om mötet skrevs på digitalt, så gällde inte det mötesdatum som stod i protokollet, utan istället det datum som den sista signatören skrev på protokollet. Detta skapade mycket problem, eftersom man inte på förhand kan veta när en person kommer att skriva på ett digitalt protokoll. Om man exempelvis fattade beslut om en nyemission den 1 mars och även att första teckningsdag var 1 mars, men en person skrev på protokollet den 2 mars, så blev beslutet ogilti
Syftet med styrelser och stämmor är att deltagarna möts och diskuterar besluten som ska fattas. Ju fler som ingår i en beslutande församling desto större är sannolikheten att någon behöver mer information eller diskussion i ett ärende innan ett beslut fattas. Per capsulam-beslut bör därför framförallt ske i undantagsfall. När det är många deltagare och viktiga eller svårlösta frågor kan det vara svårt att få till per capsulam-beslut som samtidigt tillgodoser deltagarnas behov av information och inflytande. En medlem eller ledamot har alltid rätt att vägra ett per capsulam-beslut och behöver inte ange anledning till detta.
För att klargöra i vilka situationer per capsulam-beslut kan användas och hur styrelsen ska använda möjligheten kan detta beskrivas i Arbetsordning för styrelsen.
Formella krav på per capsulam-protokoll
Det protokoll som cirkuleras bör utformas på ett sätt som tydligt visar att det inte rör sig om ett fysiskt sammanträde utan om ett per capsulam-beslut. Istället för datum för möte anges ett datum för de beslut protokollet gäller eller en tidsperiod då underskrifter ska ske. Bolagsverket har sedan ändrat sina rutiner så att det beslutsdatum som anges i protok
Per capsulam
Per capsulam är ett latinskt uttryck som betyder "genom en kapsel". Det kommer av att kurirer under antiken transporterade meddelanden i en kapsel och har i dagens Sverige kommit att beteckna beslut som fattas utan att beslutsfattarna, ofta ledamöter i en styrelse, möts.
Ett per capsulam-beslut är ett beslut som fattas utanför ett ordinarie styrelsesammanträde, styrelseledamöterna deltar inte i ett sammanträde. Per capsulam-beslut skall endast användas då en fråga inte kan vänta till nästkommande styrelsesammanträde. Styrelsens stadgar och regelverk för beslutsför styrelse gäller, enligt praxis brukar det ställas krav på högre enighet vid ett per capsulam-beslut.
- Per Capsulam via brev eller e-post:
Ärendehandlingar sänds ut via brev eller e-post, och besvaras på samma sätt. Förslagsställaren skickar underlag för beslut till samtliga styrelseledamöter och presenterar den aktuella ärendefrågan som föreligger. Respektive styrelseledamot tar ställning till ärendet och förslagsställaren sammanställer och skickar snarast resultatet till samtliga styrelseledamöter. Vid nästa ordinarie styrelsesammanträde protokollförs eventuella per capsulam-beslut under en e
Vad är Per capsulam?
När sker beslut per capsulam?
Ibland uppstår det situationer där ett beslut måste tas snabbt, eller där en styrelse eller förening inte kan ses i fysisk form men ändå måste fatta beslut. Då kan detta ske per capsulam, vilket innebär att besluten fattas via telefon eller e-post utan att man har fört diskussioner i realtid. Detta är ett latinskt ord och betyder ungefär ”genom kapsel” och användes för att beskriva det tillvägagångssätt man använde för att skicka meddelanden under antiken.
Viktigt att bestämma reglerna på förhand
Det finns inga specifika regler om hur ett per capsulam-beslut ska fattas, utan det kommer styrelsen överens om tillsammans. Vanligtvis brukar man ställa krav på att det ska finnas en högre enighet när man ska ta ett per capsulam-beslut, men även det är upp till styrelsen eller föreningen. Det är därför en god idé om man på förhand exempelvis kommit fram till om det, som vanligt, räcker med beslutsmajoritet eller om samtliga ledamöter måste vara eniga om beslutet.
Hur går ett per capsulam-beslut till?
När en förening eller styrelse måste besluta om ett brådskande ärende mellan styrelsesammanträdena, utan att alla medlemmar är saml
Styrelseledamöterna i föreningen är på sommarsemester och en medlem säljer sin lägenhet. Köparen ansöker om medlemskap och vill flytta in i bostaden snarast. Då kan ett så kallat per capsulam-beslut vara användbart. Men vad gäller för det och hur går det till?
Styrelsen i en bostadsrättsförening ska enligt föreningslagen hålla styrelsemöten när det behövs. Det är ordföranden som ansvarar för att det kallas till mötena och att de genomförs. Styrelsen ska alltid sammankallas om en styrelseledamot begär det.
Beslut får inte fattas i ett ärende, om inte samtliga styrelseledamöter så långt det är möjligt, har fått tillfälle att delta när ärendet behandlas, och fått ett tillräckligt bra underlag för att avgöra ärendet. För att uppfylla det är det förstås smidigast om ärendena tas upp på ett fysiskt styrelsemöte och att ledamöterna tillsammans med kallelsen har fått underlag som underlättar avgörandet.
Beslut mellan möten
Även om styrelsen möts regelbundet kan det finnas tillfällen då ett beslut behöver fattas mellan ordinarie styrelsemöten. Ett sådant beslut brukar kalla per capsulam-beslut. I lagen står inget s